Diante de tantas mudanças tecnológicas, a estratégia de data driven para workspaces se popularizou entre as empresas. Essa abordagem voltada ao armazenamento e análise de dados impacta positivamente a rotina das organizações, especialmente no cenário de flexibilização das rotinas. Afinal, manter métodos para organizar as informações sobre o espaço de trabalho (seja físico ou digital) se tornou ainda mais relevante.
A análise de dados com foco no ambiente de trabalho permite a promoção de melhorias no escritório, sem obrigatoriamente investir em reformas ou ampliação do espaço. Além disso, ajuda a visualizar informações relevantes como a taxa de ocupação do espaço, quais são os dias mais movimentados, entre outras, que facilitam a organização das escalas, principalmente para aqueles que adotarem o modelo híbrido de trabalho.
Com objetivo de auxiliar você a entender como adotar a estratégia data driven para workspaces, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre esse tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é data driven?
- Quais áreas da empresa se beneficiam da abordagem orientada a dados?
- Como funciona a abordagem data driven para workspaces?
- Por que usar o data driven para workspace?
- Quais métricas analisar na gestão de espaço de trabalho?
- Ferramentas que colaboram na estratégia de data driven para workspace
O que é data driven?
O termo “data driven” tem se popularizado em todas as esferas do mundo corporativo. Em tradução para o português, o termo significa “orientado a dados”, usado para fazer referência à abordagem que utiliza números e dados como base para a tomada de decisões e organização do seu planejamento estratégico.
Essa metodologia permite que as organizações entendam como está a saúde de seus negócios de forma assertiva. Dessa forma, os gestores conseguem uma visão detalhada do andamento e da performance dos mais diversos setores da companhia, e tomam suas decisões com base nos dados coletados.
Nestes cenários, existe um embasamento, ou seja, as escolhas não são realizadas com base, exclusivamente, no que algumas pessoas acreditam ser mais efetivo para a empresa. Porém, os dados não são os únicos responsáveis pela tomada de decisão.
Assim, a abordagem data driven é aquela que combina a análise de dados com a experiência humana. Por consequência, resulta na construção de estratégias eficazes que levam ao crescimento da companhia.
Quais áreas da empresa se beneficiam da abordagem orientada a dados?
A gestão data driven para workspaces é uma estratégia que beneficia todas as áreas da empresa. Desde os setores mais habituados à análise de dados, como financeiro, até o departamento pessoal.
Tratando mais especificamente deste ramo, ainda que algumas pessoas não façam a conexão rápida entre análise de dados e gestão de pessoas, o DP pode tirar enorme proveito da utilização da coleta, armazenamento e análise das métricas.
O acompanhamento dessas informações permite, por exemplo, que o RH avalie o nível de performance das equipes, bem como quais são aqueles trabalhadores mais produtivos e quais podem precisar de acompanhamento mais frequente. Além disso, a abordagem data driven para workspace também tem ganhado força.
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Como funciona a abordagem data driven para workspaces?
A abordagem data driven para workspace refere-se à utilização de dados para gestão do ambiente de trabalho. Neste cenário, a sua empresa tem maior segurança de informações para adotar modelos de trabalho, sendo presencial, híbrido ou remoto.
Além disso, os dados colaboram também para compreender a ocupação do escritório, bem como para entender quais são as melhorias que devem ser feitas, a fim de que todos os colaboradores tenham uma boa experiência no ambiente de trabalho.
A abordagem data driven para workspace pode ser composta, basicamente, por 3 estágios. A seguir, detalhamos melhor cada uma deles.
Escolha das métricas
O passo inicial para adotar o data driven para workspaces é definir quais são as métricas mais importantes para a sua empresa em relação ao ambiente de trabalho.
Essa definição é relevante porque existem inúmeros pontos a serem compreendidos. Contudo, é inviável analisá-los de uma única. Portanto, o ideal é definir um ponto de partida, que pode ser, por exemplo, presença no escritório.
Coleta de dados
Em segundo lugar, vem a coleta de dados. Para isso, existem diversas ferramentas que podem ser fontes de busca, desde pesquisas até consultas de informações de softwares de reserva de escritório.
Porém, bem como a definição de KPI’s lembre-se de escolher uma única fonte de dados para não ocorrerem inconsistências nas análises. É essencial também manter os dados armazenados em um único local, por exemplo, uma planilha unificada.
Análise das informações
O terceiro passo é efetivamente a análise dos dados. Assim, eles devem ser entendidos a partir da métrica definida.
Voltando ao exemplo da presença no escritório, o que você pode buscar compreender é quais são os colaboradores que tem mais costume de frequentá-lo, quais são menos frequentes.
Com essas informações em mãos, o departamento responsável consegue identificas esses colaboradores e compreender quais são as suas motivações para estarem mais ou menos presentes no escritório.
A partir disso, a empresa também passa a conhecer melhor o perfil de seus colaboradores e desenvolve estratégias para torná-los mais engajados no presencial, por exemplo.
Por que usar o data driven para workspace?
A utilização de dados é fundamental para melhorar a gestão de todos os setores da empresa e com o gerenciamento do escritório isso não seria diferente.
Com obtenção de dados sobre o workspace, tem-se uma visão geral a respeito da ocupação do espaço físico. Assim, é possível compreender quais são os ambientes mais ou menos utilizados, observar quais são as salas de reuniões mais solicitadas, quais horários e dias o escritório fica mais cheio, entre outras informações.
Um outro ponto relevante para adotar a abordagem data driven para workspace é a gestão de facilities. Esse processo, por sua vez, engloba as medidas de gerenciamento e manutenção dos ambientes da empresa.
Nesse sentido, quando a empresa adota abordagens voltada a dados, este é um dos ramos positivamente impactados. Afinal, com métricas assertivas em mãos, a pessoa ou setor responsáveis pela gestão do escritório consegue entender como organizar e gerenciar o espaço físico e, assim, tomar medidas para deixar o ambiente menos estressantes, mais seguro e convidativo a todos os colaboradores.
Com a abordagem direcionada aos dados é possível criar gráficos e dashboards que demonstram a necessidade ou não do investimento nos recursos para realização do trabalho nas depdências da empresa.
Deste modo, compreende-se quais os valores demandados para os recursos, suprimentos e comodidade, objetivando que cada colaborador tenha o material adequado para realizar o seu trabalho.
Quais métricas analisar na gestão de espaço de trabalho?
Quando o assunto é análise dados torna-se fundamental conhecer quais são os principais indicadores chaves de performance para adotar o data driven para workspace. Para te auxiliar, separamos algumas dessas métricas. Acompanhe a seguir:
Utilização dos espaços
Entender como os espaços são ocupados no escritório é importante para compreender quais são as preferências dos trabalhadores. Por sua vez, essa visão é relevante, pois permite compreender qual tipo de ambiente os colaboradores utilizam mais.
A partir disso, torna-se mais viável realizar mudanças no escritório. Por exemplo, se as métricas obtidas com a abordagem data driven para workspaces informam que os colaboradores usam mais ambientes individuais do que os coletivos, pode ser um indicativo de que seu escritório precisa mais desse tipo de espaço.
Por outro lado, espaços que são menos utilizados podem ser transformados para dar lugar a outros layouts mais efetivos.
Esse entendimento assegura que todo o workspace será utilizado em sua totalidade, assegurando maior potencialidade do ambiente presencial.
Ocupação das salas de reunião
A ocupação das salas de reunião indica o engajamento das equipes internas, bem como, pode ser um indicativo sobre as visitas de clientes a sua empresa.
Nesse sentido, uma das métricas que podem ser analisadas na abordagem data driven para workspace é a ocupação das salas de reunião.
Sendo assim, é relevante compreender como está a procura por esses espaços e para qual finalidades os times a estão utilizando. Nesse sentido podem existir dois cenários: poucas salas e muita procura, ou, pouca procura pelas salas. Em ambos, é essencial analisar o que ocorre e buscar formas de ampliar os espaços e melhorar sua ocupação.
Produtividade no escritório
Compreender os níveis de produtividade no escritório é um passo vital, principalmente, se a sua companhia está buscando compreender qual é o modelo de trabalho mais eficiente.
Dessa forma, analisar os níveis de entrega durante a jornada presencial representa uma maneira para entender melhor esse aspecto.
Para isso, o departamento pessoal ou gestor direto, podem mapear a quantidade de horas exercidas e comparar com as demandas entregues. Assim, será estabelecida uma média referente a produtividade dos colaboradores.
A partir disso, o RH/departamento pessoal consegue desenvolver estratégias para que todos os colaboradores alcancem seus melhores índices de produtividade, seja no presencial, no híbrido ou remoto.
Custos de manutenção do escritório
Adotar uma estratégia data driven para workspace ajuda a avaliar os custos de manutenção do escritório, o que é fundamental para estabelecer um ambiente de trabalho funcional.
Ao realizar examinar os investimentos alocados para manter os espaços de trabalho, a empresa consegue realizar uma distribuição mais eficiente. Além disso, a organização consegue realizar um planejamento financeiro estratégico, o que evita surpresas com gastos futuros.
Nesse sentido, a companhia consegue também prever antecipadamente, os investimentos em novas tecnologias e melhorias no escritório.
Ferramentas que colaboram na estratégia de data driven para workspace
A eficácia da estratégia de gestão do espaço de trabalho baseada em dados está diretamente relacionada ao local onde as informações são colhidas. Por essa razão, contar com um sistema de gestão de salas de reunião e mesas no escritório representa a melhor solução.
Essas ferramentas permitem que o colaborador realize as reservas de espaços de trabalho e também realize seu registro de jornada. E, quando ele realiza algum desses processos, softwares, como a getdesk, armazenam as informações.
Assim, o responsável pelas análises data driven para workspace consegue consultar os dados facilmente, visto que as métricas estão disponíveis em um único local. Desse modo, há uma maior facilidade para coleta e análise dos dados.
Sendo assim, a getdesk consegue colabora na gestão do espaço de trabalho, bem como disponibiliza as métricas essenciais para tornar o escritório mais funcional a todos os colaboradores.
Conheça as funcionalidades da getdesk:
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