O acompanhamento da rotina de trabalho é fundamental para a gestão de pessoas. Afinal, por meio dos registros da carga horária, são extraídas as informações para o fechamento da folha de pagamento. Deste modo, impacta diretamente na relação trabalhista e no bem-estar da empresa, já que inconsistências podem gerar erros de pagamento. Assim, é preciso entender como implementar o controle de ponto de maneira eficaz, para que o acompanhamento da jornada seja um aliado a gestão de pessoas.
Atualmente, mesmo com o surgimento de tecnologias avançadas, muitos departamentos de RH/DP ainda são os únicos responsáveis por gerenciar a carga horária dos outros colaboradores. Porém, essas funções tomam um grande tempo na rotina de trabalho desses setores. Sendo assim, é fundamental contar com medidas que façam esse processo ser mais eficientes, a fim de que o RH possa dedicar-se também as suas funções estratégicas.
Neste sentido, entender com mais detalhes sobre o funcionamento do controle de ponto e quais as ferramentas podem otimizar esse processo, representam formas de “desafogar” o RH e tornar a gestão de pessoas mais eficiente. Assim, é possível alcançar maior satisfação entre os colaboradores e maior produtividade entre eles, promovendo o crescimento da companhia.
Com objetivo de auxiliar você a entender como implementar o controle de ponto, a getdesk preparou este conteúdo completo. Para ter acesso às informações, siga com a gente. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é o controle de ponto?
- Por que implementar uma política de controle da jornada?
- O que diz a Lei sobre o controle de ponto?
- Quais são as principais ferramentas usadas para implementar o controle de ponto?
- Como implementar o controle de ponto em 5 passos
- Saiba como implementar o controle de ponto com a getdesk!
O que é o controle de ponto?
O controle de ponto nada mais é do que o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Por meio desse processo, a organização gerencia as entradas, saídas, pausas, horas extras, faltas e atrasos.
Esse acompanhamento garante que a empresa está em dia com as suas obrigações legais, bem como permite o gerenciamento assertivo das informações e das horas trabalhadas fornecidas pelos colaboradores. Por sua vez, esses dados, posteriormente, são usados no fechamento da folha de pagamento.
Ao realizar o controle da jornada de trabalho, a empresa se resguarda juridicamente e, também, passa a estabelecer uma relação mais clara e transparente com seus colaboradores. Já que, a depender do tipo de ferramenta escolhida, eles têm acesso aos registros que fizeram.
Nesse sentido, a depender da ferramenta escolhida, o departamento pessoal consegue diminuir processos burocráticos e manuais – exemplo: conferência de cartão de ponto. Assim, evitam-se inconsistências e possíveis falhas na folha de pagamento, trazendo maior segurança para toda a empresa.
Por que implementar uma política de controle da jornada?
Implementar uma política de controle de jornada é vital para companhias que buscam estabelecer uma gestão ética e transparente. Porém, existem outras razões pelas quais criar e gerenciar a jornada dos colaboradores é importante. A seguir, listamos alguns desses motivos, acompanhe.
Gerenciamento de horas extras, atrasos e faltas
Saber como implementar o controle de ponto de maneira eficiente, viabiliza que a empresa tenha uma visão abrangente sobre as horas extras, faltas e atrasos de seus colaboradores.
Ao realizar esses registros, a gestão de pessoas consegue identificar os pontos de atenção em relação a esses tópicos. E, dessa forma, buscar maneiras de intervir, caso seja necessário.
Precisão na remuneração dos colaboradores
Uma vez que a organização consegue acompanhar com maior clareza as horas extras, atrasos e faltas de funcionário, ela passa a ter maior precisão nos pagamentos feitos aos funcionários.
Pois, com um sistema de ponto, os apontamentos são realizados regularmente, valendo como argumento jurídico. Justificando assim, descontos e outras punições por faltas e atrasos.
Além disso, serve também para assegurar o pagamento correto das horas extras, daqueles colaboradores em regime CLT.
Acompanhamento da produtividade
Ao gerenciar o acompanhamento das horas, o departamento pessoal consegue também mapear a produtividade de cada colaborador.
A partir dessas informações, o DP torna-se capaz de identificar quais são os “gargalos” de produtividade (ou seja, aqueles colaboradores que entregam menos) e quais são aqueles que tem maior volume de entregas.
Desse modo, pode-se identificar as melhores maneiras para redistribuir demandas.
Obrigatoriedade legal
Além das razões mencionadas acima, as quais promovem impactos positivos na cultura organizacional da companhia, existe também a razão jurídica para investir em medidas de como implementar o controle de ponto.
No Brasil, a Legislação vigente prevê a obrigatoriedade legal para que determinados estabelecimentos realizem o registro da jornada de seus colaboradores.
O que diz a Lei sobre o controle de ponto?
A clareza sobre as Leis Trabalhistas em vigência também é essencial no que diz respeito a como implementar o controle de ponto. Pois, seguir as normativas previstas juridicamente evita que a empresa se envolva em processos trabalhistas. Por consequência, mantenha a sua imagem e economize custos com esse tipo de questão.
A respeito do controle de ponto, o texto vigente da CLT explicita que, qualquer estabelecimento com mais de 20 colaboradores deve, obrigatoriamente, manter o registro dos horários de entrada, pausas e saída dos funcionários.
Conforme o previsto no art. 74:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019
Nesse caso, se a sua empresa possui mais um de escritório ou sede, cada um desses espaço deve possuir seu próprio equipamento de registro da jornada.
Outra dúvida comum é se aqueles colaboradores que atuam fora da jornada regular podem realizar o registro de ponto. Conforme o parágrafo 4º do Art. 74, temos que:
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
Portanto, é possível realizar o controle de ponto mesmo para aqueles funcionários que não exercem a jornada regular. Contudo, para isso, é preciso existir um contrato com um aditivo de contrato.
Isso é especialmente relevante para organizações que adotam o regime híbrido, dado que, a CLT não dispõe de normas específicas que regulamentam esse tipo de jornada.
Quais são as principais ferramentas usadas para implementar o controle de ponto?
O sucesso da implementação do controle de ponto depende também do tipo de ferramenta escolhida para que os colaboradores registrem suas horas. Assim sendo, é preciso compreender quais são as principais ferramentas destinadas ao gerenciamento da jornada disponíveis no mercado atualmente.
Para resumir, existem basicamente, três categorias principais que englobam esse tipo de ferramenta. Sendo elas: manual, mecânico e digital.
Controle de ponto manual:
Diz respeito aos métodos manuais para marcação das horas trabalhadas.
Um bom exemplo dessa categoria é o famoso livro de ponto, em que o colaborador anota manualmente suas entradas, pausas e saídas, e ao fim do expediente, assina aquele registro.
Ainda que seja uma forma econômica, é pouco funcional e sujeita a fraudes e inconsistências.
Controle de ponto mecânico (REP-C)
O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) é o nome técnico usado para o tradicional relógio de ponto. Ou seja, aquele equipamento que fica na entrada das empresas, responsável por realizar a marcação do horário.
Com o REP-C, o colaborador vai até a máquina e realiza sua marcação. O formato disso pode variar conforme o nível de tecnologia empregada. O modelo tradicional demanda a marcação por meio de um cartão de ponto, o qual deve ser recolhido pelo DP no momento do fechamento da folha de pagamento. Mas, existem também soluções mais modernas, como totens que realizam a leitura biométrica.
Mesmo que represente um avanço em relação ao controle manual, esse método demanda altos custos de instalação e manutenção de equipamentos. Além disso, demanda presença diária no local de trabalho para fazer o registro.
Controle de ponto digital (REP-P e REP-A)
As siglas REP-P e REP-A significam, respectivamente, Registrador de Ponto Eletrônico via Programa e Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo. Surgiram para suprir necessidades criadas a partir da flexibilização dos modelos de trabalho. Bem como, para realizar o controle de ponto de forma mais segura e dinâmica.
No REP-A, o registro das horas é feito via programa (computador ou por dispositivos móveis). Ele permite que o colaborador faça o registro com poucos cliques e os mantém arquivados. Outra inovação do REP-A é a possibilidade de integração a outros softwares.
O REP-P é um software em nuvem, o qual permite além da marcação de registro de horas, e por tecnologias que permitem o tratamento dos dados sobre a jornada. Assim, ele representa a tecnologia mais avançada para registro de jornada existente no mercado. Com essa solução, colaboradores e gestores tem acesso em tempo real a carga de trabalho realizada. Pode ser acessada de qualquer lugar, já que é instalada em nuvem. Torna o processo mais otimizado e menos burocrático.
Como implementar o controle de ponto em 5 passos
1. Entenda as necessidades da sua empresa
O primeiro passo a ser tomado rumo a implementação de um sistema de controle de ponto é fazer um levantamento a respeito das necessidades da empresa em relação a isso.
Alguns pontos a serem considerados aqui são: modelo de trabalho (pois, o sistema precisa ser flexível, caso a jornada também seja), veracidade as informações, acesso aos dados e registros. Além disso, a sua empresa pode ter demandas em relação ao controle de ponto que são específicas, como a organização de escalas, e a reserva de ambientes no espaço de trabalho.
2. Conheça as opções disponíveis
Após fazer um levantamento das demandas da sua empresa em relação ao controle de ponto, o segundo passo é buscar as opções disponíveis que tem maior tendência a suprir as necessidades da sua organização.
Existem muitas formas de fazer isso, desde pesquisas no próprio Google, até as famosas pesquisas de benchmarking, ou seja, entender como os concorrentes realizam esse procedimento.
Liste todas as soluções que acreditar serem válidas e que podem auxiliar a sua organização. A partir disso, entre comece a entrar em contato e solicitar orçamentos.
3. Teste as opções
Ao entrar em contato as empresas desenvolvedoras do software, avalie a possibilidade para realizar testes gratuitos.
Essas demonstrações podem ser agendadas com toda a organização ou apenas com alguns times. Isso é relevante para entender como será o funcionamento da plataforma na rotina da empresa, confirmar se ela realmente consegue suprir as demandas e a sua usabilidade pelos funcionários.
4. Comunique seus colaboradores e os conscientize da importância
O sucesso do sistema de gestão da carga horária depende diretamente da adesão dos colaboradores. Ou seja, é pouco efetivo realizar um alto investimento em uma ferramenta com alto grau de complexidade, a qual nem todos os colaboradores conseguirão utilizar.
Além disso, também é válido manter um canal de comunicação aberta com os funcionários para explicar sobre a importância da gestão de ponto. Afinal, eles são os maiores interessados, já que o apontamento de horas impacta no recebimento de seu pagamento.
5. Faça treinamentos sobre o funcionamento do sistema
Outra estratégia de como implementar o controle de ponto de maneira eficiente é realizar treinamentos informativos sobre o funcionamento do sistema. Pois, quanto mais acostumados os colaboradores estiverem com as funcionalidades da plataforma, mais fácil será para eles a utilizarem.
Esses treinamentos podem ser realizados presencial ou remotamente. O importante é informar aos funcionários sobre como o sistema escolhido funciona e suas boas práticas de utilização.
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